MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TRIBIER SAS MARABIRRA

 

1. PRESENTACIÓN

 

Mediante el presente documento, la sociedad Tribier SAS., en adelante “sociedad”, dando cumplimiento a los presupuestos normativos señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas concordantes sobre la materia, se permite implementar su Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”).

 

La sociedad tiene por objeto social “El suministro de una completa gama de servicios de publicidad (mediante recursos propios o por subcontratación), incluyendo servicios de asesoría, servicios creativos, producción de material publicitario y utilización de los medios de difusión. La creación y realización de campañas de publicidad” . Por lo que, en desarrollo de este, en ejercicio de cualquier actividad necesaria ya sea permanente u ocasionaría. Deberá conocer y tratar datos personales de personas naturales y jurídicas. Siendo necesario desarrollar este manual con el fin de establecer las políticas, procedimientos y prácticas para la salvaguarda, protección y tratamiento de estos datos, en armonía con las disposiciones que rigen la materia en el territorio colombiano.

 

2. DISPOSICIONES GENERALES

 

2.1 Identificación del responsable

 

Razón social: TRIBIER SAS – MARABIRRA.

Nit: 901.220.694-3

Domicilio: Bogotá, Colombia.

Dirección: Calle 124 #7b-11

Teléfono: 3016210806

Correo electrónico: [email protected]

 

2.2 Ámbito de aplicación

 

La presente política se aplicará para el tratamiento de las bases de datos en las cuales la sociedad tenga la calidad de responsable. En este sentido, está destinada para todos los titulares de la información personal almacenada o que en un futuro sea suministrada a TRIBIER SAS MARABIRRA, en virtud de la recolección que esta realice directamente.

 

Igualmente, está dirigida a los empleados de la sociedad, contratistas, terceros o personas que sin actuar de nombre de TRIBIER SAS MARABIRRA traten datos personales por disposición de esta.

 

2.3 Marco legal

 

La presente política fue elaborada conforme las disposiciones vigentes que rigen la materia, entre las que se encuentran: artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes. Igualmente, su aplicación e interpretación se hará respetando los siguientes principios rectores:

 

• Principio de Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos;

 

• Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento;

 

• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por TRIBIER SAS – MARABIRRA, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales;

 

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TRIBIER SAS – MARABIRRA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad;

 

• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de TRIBIER SAS – MARABIRRA será de medio.

 

• Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por TRIBIER SAS – MARABIRRA., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado;

 

• Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en la Bases de Datos de TRIBIER SAS – MARABIRRA, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

2.4 Definiciones

 

Como lo disponen el Artículo 3° del Decreto 1337 de 2013 y el Artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se tendrán definidos a lo largo de la Política, los siguientes términos:

 

Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contenga datos personales.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta última (heredero).

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Dato sensible: Se entiende por Dato Sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos contenidos en ella.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado, por cuenta del Responsable.

 

Supresión: Se denomina así, a la acción que el titular de los datos personales solicita al Responsable y/o Encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.

 

Se advierte que las definiciones incluidas en esta Política fueron tomadas de la normatividad vigente a la fecha, en la cual se regula la debida protección de datos personales de las personas naturales frente a la circulación y tratamiento de los mismos.

 

3. DEBERES DEL RESPONSABLE- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

 

3.1 Deberes del responsable de la información

 

La sociedad tendrá los siguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Sin perjuicio de todos los otros deberes previstos en las disposiciones legales que rigen la materia.

 

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

3.2 Derechos de los titulares de los datos personales

 

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la sociedad.

 

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la sociedad en su condición de responsable. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.

 

• Solicitar copia o prueba de la autorización suscrita en calidad de titulares de los datos.

 

• Ser informado por la sociedad previa solicitud, sobre del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

 

• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

 

• Los demás derechos que estén determinados por la ley.

 

Parágrafo: Estos derechos y los demás que se establezcan a Ley podrán ser ejercidos:

 

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TRIBIER SAS – MARABIRRA.

 

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

Los datos que sean recolectados durante la vigencia del presente documento, así como aquellos anteriores que actualmente se encuentran en poder de TRIBIER SAS – MARABIRRA., serán tratados de manera transparente, leal y lícita con finalidad principal de contratación, ejecución y comercialización de los servicios del Responsable del Tratamiento, así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales. Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, depurados, analizados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados cruzados con información propia y/o de terceros autorizados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

 

4.1 Finalidades de la recolección de los datos personales

 

TRIBIER S.A.S – MARABIRRA declara que los datos suministrados y depositados en nuestras bases de datos serán utilizados con el fin de desarrollar las siguientes actividades, las cuales varían conforme la base de datos.

 

Nómina:

• Adelantar procesos de selección.

 

• Desarrollar y ejecutar la relación laboral de llegarse a celebrar.

 

• Enviar información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, SMS, llamadas telefónicas, mensaje de datos, entre otros) acerca de procesos de selección, ejecución de contratos laborales, incapacidades, pagos, campañas, información de productos y servicios, notificaciones de actividades, promociones, ofertas y lanzamientos.

 

• Realizar programas y actividades de formación y capacitación.

 

• Realizar evaluaciones y valoraciones de desempeño.

 

• Emitir referencias laborales y/o comerciales cuando el Titular lo requiera.

 

• Validar las referencias laborales y/o comerciales que el Titular hubiese aportado.

 

• Suministrar información personal de carácter comercial, para la ejecución de las relaciones contractuales adquiridas por la Compañía con terceros.

 

• Actualizar datos personales.

 

• Consultar, reportar, procesar y divulgar toda la información que se refiera a su comportamiento financiero, comercial y de servicios, a cualquier Operador de la Información (Central de Riesgo) o a cualquier entidad o fuente de información pública o privada, nacional, extranjera o multilateral que administre o maneje bases de datos, para fines comerciales y de servicios de crédito.

 

• Adelantar trámites de vinculación al sistema de seguridad social.
• Realizar tratamiento de datos biométricos para la implementación y uso de sistemas de ingreso y seguridad que requieran autenticación biométrica

 

Compras, pago y contabilidad

 

• Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular.

 

• Crear y realizar seguimiento a las órdenes de compra.

 

• Gestionar el pago a proveedores.

 

• Analizar información con fines estadísticos.

 

• Suministrar información personal de carácter comercial, para la ejecución de las relaciones contractuales adquiridas por la Compañía con terceros.

 

• Solicitar propuestas y cotizaciones.

 

• Atender reclamaciones.

 

• Contactar a potenciales proveedor o proveedores actuales para compras y contratación.

 

• Enviar y solicitar información sobre el desempeño de productos.

 

• Actualizar datos personales.

 

• Evaluar calidad de productos y servicios contratados.

 

• Realizar actividades de mercadeo y publicidad afines al objeto social de la Compañía.

 

• Consultar, reportar, procesar y divulgar toda la información que se refiera a su comportamiento financiero, comercial y de servicios, a cualquier Operador de la Información (Central de Riesgo) o a cualquier entidad o fuente de información pública o privada, nacional, extranjera o multilateral que administre o maneje bases de datos, para fines comerciales y de servicios de crédito.

 

• Analizar, evaluar y consultar la información entregada por el Titular en listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera.

 

• Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, para la invitación a eventos organizados o patrocinados por la sociedad, entre otros.

 

• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la sociedad, entre otros;

 

Comercial

 

• Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, alianzas, concursos, y eventos.

 

• Proveer nuestros servicios y productos;

 

• Para la invitación a eventos organizados o patrocinados por la sociedad, entre otros.

 

• Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s);

 

• Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios y los de sus compañías vinculadas.

 

• Evaluar la calidad del servicio

 

• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

 

• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS) por parte del área de servicio al cliente y la evaluación de la calidad del servicio.

 

• Ofrecer servicios y campañas comerciales.

 

• Participar en programas de beneficios y fidelización.

 

• Consultar hábitos de consumo y aficiones para ofertas, promociones y servicios, entre otros.

 

• Contactarlo para realizar estudios de mercado y encuestas de satisfacción.

 

• Compartir con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias para la oferta de servicios.

 

Accionistas

 

• Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular.

 

• Control de registro de accionistas de la Compañía y el ejercicio de sus derechos.

 

• Control del Libro de Registro de Accionistas de la sociedad.

 

• Suministro y entrega de información sobre pago de dividendos o utilidades.

 

• Analizar, evaluar y consultar la información entregada por el Titular en listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera.

 

Parágrafo primero: Utilización y Transferencia Internacional de Datos Personales e Información Personal por parte de TRIBIER SAS – MARABIRRA. Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TRIBIER SAS – MARABIRRA., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política.

 

Parágrafo segundo: la información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con TRIBIER SAS – MARABIRRA., sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, TRIBIER SAS – MARABIRRA., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con TRIBIER SAS – MARABIRRA., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

 

Parágrafo tercero: la sociedad podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a esta, cuando: a. se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de la sociedad; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre La sociedad y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

 

• Dar Tratamiento, a nombre de la sociedad a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales

 

Parágrafo cuarto: TRIBIER SAS – MARABIRRA., podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

 

• Para cumplir con las leyes vigentes;
• Para cumplir con procesos jurídicos;
• Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno;
• Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
• Para proteger nuestras operaciones;
• Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
• Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

4.2 Canales de captación

 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TRIBIER SAS – MARABIRRA., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La autorización puede constar en documentos físicos, documentos electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en forma oral mediante la autorización por vía telefónica o en video llamada o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

 

O mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por TRIBIER SAS – MARABIRRA, y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

 

Parágrafo: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad TRIBIER SAS – MARABIRRA., se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

 

4.3 Autorización para uso de datos personales

 

La sociedad actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales y de Información Transaccional, obtiene de los Titulares de los datos su Autorización clara, expresa, previa, informada y exenta de vicios, mediante formularios físicos y electrónicos, formatos de recolección de datos y/o a través de los demás medios que disponga o pueda disponer para tal efecto.

Para lo anterior, la Compañía solicitará a los Titulares de los datos personales y la Información Transaccional, su Autorización, informando a éste la finalidad sobre la cual se proporcionará el Tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, excepto en los casos expresamente autorizados determinados por Ley, los cuales se encuentran regulados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Aviso:

TRIBIER S.A.S – MARABIRRA, Sociedad comercial legalmente constituida, domiciliada en la ciudad de Bogotá, como institución que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a la entidad recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la entidad. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de TRIBIER S.A.S – MARABIRRA., en su condición de sociedad comercial, así como para fines administrativos, comerciales, de publicidad y contacto frente a los titulares de los mismos, de conformidad a lo estipulado en el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales de TRIBIER S.A.S – MARABIRRA. Que podrá ser consultado en la página web

Los Titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud a [email protected] o a través del link contáctenos de la página web https://marabirra.club/ o llamando al teléfono 3016210806

Parágrafo: TRIBIER SAS – MARABIRRA, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente; e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

4.3.1 Autorización para datos recolectados antes de la vigencia de esta política

 

Para los datos personales recolectados antes de la vigencia de esta Política, La Compañía solicitó la Autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales de conformidad con lo establecido por el Artículo 10° del Decreto 1377 de 2013.

 

Este procedimiento se ejecutó en años anteriores a través del envío masivo de un correo electrónico en el cual se informó a los Titulares que sus datos estaban siendo objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, dándoles a conocer a estos la Política de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.

 

A su vez, en cumplimiento de su deber legal, la Compañía les informó a los Titulares de los datos personales que, si en un término máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de Autorización para continuar con el Tratamiento del dato personal ya recolectado, el Titular no contactaba a la Compañía para solicitar la Supresión de sus datos personales, la Compañía podría continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus Bases de Datos para las finalidades indicadas en esta Política.

 

4.4 Revocatoria de la autorización

 

Todos los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar su Autorización otorgada a la sociedad para el Tratamiento de sus datos personales e incluso solicitar la supresión o eliminación de sus datos personales contenidos en sus Bases de Datos. Lo anterior, siempre y cuando dicha conducta no contravenga una disposición legal o contractual vigente.

 

La sociedad garantizará al Titular el fácil acceso a estas solicitudes, estableciendo mecanismos sencillos y simples que permitan al Titular revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el cual él los otorgó inicialmente.

 

Para el anterior procedimiento, deberá tenerse en cuenta por parte del Titular que, la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total o parcial en relación con las finalidades autorizadas. (i) Si se revoca totalmente, la Compañía deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos suministrados por el Titular; por el contrario (ii) si se revoca parcialmente únicamente frente a ciertos tipos de Tratamiento, la Compañía cesará el tratamiento sobre las finalidades que expresamente fueron revocadas por el Titular. En este último caso, la Compañía podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines que no fueran revocados.

 

Parágrafo: La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

 

4.5 Tratamiento de datos sensibles

 

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

 

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;
• El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

4.6 Área responsable de la implementación y observancia de esta política

 

TRIBIER SAS – MARABIRRA. designa al Gerente o personal autorizado por este, para cumplir con la función de protección de datos personales, la cual dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

Igualmente, el Gerente será responsable de la adopción e implementación de las obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

 

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TRIBIER SAS – MARABIRRA, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

La obligación y responsabilidad de la sociedad se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La sociedad no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la empresa y sus Encargados. La sociedad exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

 

6. CANALES DE ATENCIÓN

 

Cuando el Titular de los datos personales pretenda conocer, acceder a la información, o solicitar una copia de la Autorización o pretenda rectificar, actualizar, suprimir alguno de sus datos o revocar su autorización podrá formular su petición al siguiente correo electrónico [email protected]

 

6.1 Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos

 

El titular debe radicar un documento en el cual se especifique:

 

• Nombres y apellidos
• Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Dirección física o electrónica donde recibirá la respuesta
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la solicitud
• Firma, número de identificación y huella
• Deberá radicarlo en las oficinas de TRIBIER SAS – MARABIRRA., o al correo electrónico [email protected].

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Parágrafo: Las mismas personas titulares de los derechos de que trata el acápite 3.2 del presente manual. Estarán legitimadas para elevar consulta, solicitud o reclamo ante la sociedad. 

 

6.2 Transferencia de datos para tratamiento por terceros, nacionales e internacionales

 

La sociedad puede transmitir o transferir de manera parcial o total los Datos Personales y la información transaccional a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su Titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos normativos consagrados en la legislación Nacional Colombiana, mediante la suscripción de Acuerdos de Transferencia y Tratamiento de Datos Personales

 

7. Modificación y/o actualización de la Política de Protección de datos y manejo de información

 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web del TRIBIER SAS – MARABIRRA. o un correo electrónico enviado a los titulares de los datos personales.

 

8. Vigencia

 

La presente política entra a regir a partir de la fecha de su publicación. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación, obligación o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.